Cách tránh sai sót khi tạo lập hóa đơn điện tử

Giới thiệu chung về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là chứng từ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy truyền thống.

Hóa đơn điện tử phát hành từ máy tính tiền là loại hóa đơn được tạo ra ngay tại điểm bán, thông qua phần mềm bán hàng tích hợp với thiết bị in hóa đơn có kết nối trực tiếp đến hệ thống của Cơ quan Thuế. Đây là hình thức hóa đơn đang được khuyến khích áp dụng đối với Hộ kinh doanh, cơ sở bán lẻ, quán ăn, siêu thị mini…

Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về thuế, mà còn hỗ trợ quản lý bán hàng – hóa đơn – doanh thu nhanh chóng, minh bạch. Tuy nhiên, do được phát hành tức thời tại điểm bán, nên sai sót trong quá trình lập hóa đơn vẫn có thể xảy ra.

Những lỗi sai thường gặp khi phát hành hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sai sót là những hóa đơn đã được phát hành nhưng chứa thông tin không phát hành được và báo lỗi, bao gồm:

• Sai mã số thuế người mua hoặc người bán
• Nhập sai số tiền, thuế suất hoặc tổng giá trị thanh toán
• Nhầm tên hàng hóa, dịch vụ
• Ghi sai ngày tháng, số hóa đơn hoặc thông tin địa chỉ, tên công ty
• Nhầm thông tin người mua là tổ chức hay cá nhân

Tùy mức độ và loại sai sót, doanh nghiệp có thể xử lý theo các cách khác nhau như điều chỉnh, thay thế hoặc lập lại hóa đơn. Việc hiểu rõ khái niệm và phân loại sai sót là nền tảng quan trọng để xử lý hóa đơn đúng luật và tránh bị xử phạt.

Quy định pháp luật mới về xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, bổ sung và thay thế một số quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Một số điểm mới nổi bật gồm:

• Không cần hủy hóa đơn sai sót: Doanh nghiệp được phép điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai, không bắt buộc hủy như trước.
• Điều chỉnh nhiều hóa đơn một lúc: Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn cùng người mua trong tháng, đính kèm bảng kê chi tiết theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
• Yêu cầu thỏa thuận: Khi phát hiện sai sót, bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận (nếu bên mua là tổ chức) hoặc thông báo (nếu bên mua là cá nhân).
• Không được điều chỉnh hóa đơn đã bị cưỡng chế, thu hồi, hoặc sai phạm nghiêm trọng.

Những quy định mới này không chỉ giúp giảm thủ tục hành chính, mà còn tăng tính linh hoạt và thuận tiện trong quản lý hóa đơn, đặc biệt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót tại điểm bán

Việc điều chỉnh hóa đơn sai sót giờ đây dễ dàng hơn nhờ quy định mới, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, xử lý linh hoạt và đúng luật.

Xác định lỗi sai

Trường hợp hóa đơn đã phát hành có lỗi (sai thông tin khách hàng, hàng hóa, giá trị, thuế…), không được xóa hay hủy bỏ khỏi hệ thống. Thay vào đó, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy trình.

Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

• Điều chỉnh: Khi chỉ sai một phần nội dung, có thể lập hóa đơn điều chỉnh thể hiện phần sai lệch.
• Thay thế: Dùng khi nội dung sai hoàn toàn, cần phát hành hóa đơn mới thay cho hóa đơn cũ.

Gửi thông báo đúng quy trình

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, phải gửi thông báo tới người mua và đồng thời cập nhật lên hệ thống của Cơ quan Thuế.

A3 Solutions – Phần mềm bán hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Khác với các phần mềm hóa đơn điện tử độc lập, A3 Solutions là phần mềm bán hàng tích hợp sẵn chức năng xuất hóa đơn điện tử ngay tại quầy thu ngân. Với A3, bạn có thể:

• Xuất hóa đơn điện tử chỉ với 1 chạm sau khi hoàn tất giao dịch.
• Tự động gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế, đảm bảo đúng mẫu, đúng thời gian.
• Kiểm tra danh sách hóa đơn đã phát hành trong ngày, đối chiếu trước khi gửi chính thức để giảm thiểu rủi ro sai sót.
• Đồng bộ báo cáo doanh thu, đơn hàng và hóa đơn để kế toán dễ kiểm soát, theo dõi và xử lý khi cần điều chỉnh.

Phù hợp với mọi mô hình kinh doanh từ Hộ kinh doanh, Tiểu thương, cửa hàng nhỏ đến chuỗi bán lẻ đang áp dụng xuất hóa đơn từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót không còn phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ các loại sai phạm thường gặp và áp dụng đúng hướng dẫn điều chỉnh theo quy định mới. Đây không chỉ là giải pháp tiết kiệm thời gian mà còn giúp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật, và giữ uy tín trong hoạt động kinh doanh.