Hàng tồn kho không có hóa đơn, chứng từ: Hộ kinh doanh phải kê khai thế nào?

Từ cuối năm 2025, Hộ kinh doanh chính thức chuyển sang phương pháp thuế kê khai, đồng nghĩa việc quản lý hàng tồn kho sẽ được siết chặt và minh bạch hơn. Nhiều Hộ kinh doanh đang lo lắng: “Hàng tồn nhiều năm, không có hóa đơn đầy đủ thì kê khai ra sao cho đúng?”

Bài viết dưới đây của A3 Solution sẽ giúp Hộ kinh doanh nắm rõ các bước cần làm để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Chủ động rà soát hàng tồn kho

Ngay từ bây giờ, Hộ kinh doanh nên bắt đầu kiểm kê toàn bộ hàng hóa đang tồn kho. Đây là bước cực kỳ quan trọng vì càng gần thời điểm chuyển đổi, mọi việc sẽ nhiều hơn và khó xử lý kịp thời.

Khi rà soát, Hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Xác định chính xác số lượng từng mặt hàng.
• Ghi chú tình trạng hàng hóa (mới – cũ – lỗi – khó bán).
• Kiểm tra lại xem mặt hàng nào có chứng từ, mặt hàng nào không.

Chủ động kiểm kê sớm giúp Hộ kinh doanh tránh sai sót, đồng thời có kế hoạch xử lý các mặt hàng thiếu hóa đơn trước khi bước sang giai đoạn kê khai bắt buộc.

Phân loại hàng hóa theo chứng từ

Sau khi đã có danh sách tồn kho tổng thể, Hộ kinh doanh cần chia hàng hóa thành hai nhóm:

Nhóm có hóa đơn, chứng từ

Bao gồm:

• Hóa đơn mua vào
• Bảng kê mua hàng từ người trực tiếp bán hàng
• Các chứng từ hợp lệ theo quy định

Hàng thuộc nhóm này khá đơn giản. Hộ kinh doanh chỉ cần lưu trữ chứng từ đầy đủ để xuất trình khi kê khai hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.

Nhóm không có hóa đơn, chứng từ

Đây là nhóm gây khó cho nhiều Hộ kinh doanh, đặc biệt với hàng nhập lâu năm, hàng mua gom, hàng trôi nổi.

Theo hướng dẫn, Hộ kinh doanh vẫn phải lập bảng kê chi tiết, bao gồm:

• Số lượng từng mặt hàng
• Đơn giá
• Chất lượng hàng hóa
• Ghi rõ nguồn gốc hoặc hình thức mua bán (nếu có)

Bảng kê phải thể hiện tính trung thực và chính xác, vì đây là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế sau này.

Lưu ý quan trọng khi lập bảng kê

Khi kê khai hàng hóa, Hộ kinh doanh cần đảm bảo:

• Hàng hóa phù hợp với ngành nghề đang đăng ký kinh doanh
• Hoạt động kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật
• Không kê khai những mặt hàng thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế kinh doanh
• Lưu trữ bảng kê để phục vụ việc đối chiếu về sau

Việc làm đúng ngay từ đầu giúp Hộ kinh doanh tránh rủi ro về truy thu, xử phạt và đảm bảo quá trình chuyển sang kê khai diễn ra thuận lợi

‍

Kết luận

Trong giai đoạn chuyển đổi này, việc chuẩn bị hồ sơ và kê khai hàng tồn kho đúng quy định sẽ giúp Hộ kinh doanh yên tâm vận hành và tránh rủi ro về sau. Nếu Hộ kinh doanh cần hướng dẫn kê khai hoặc giải đáp thắc mắc, A3 Solutions luôn sẵn sàng đồng hành để mọi thủ tục diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

‍