Không xuất hóa đơn từ máy tính tiền – Hộ kinh doanh, Doanh nghiệp có thể bị phạt đến 20 triệu đồng

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là loại hóa đơn được tạo lập ngay tại thời điểm bán hàng, thông qua các thiết bị như máy tính tiền, máy POS, máy tính bảng… có kết nối internet.

Ngay sau khi hóa đơn được phát hành, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ tự động lên hệ thống của Tổng cục Thuế thông qua đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Hình thức này giúp đơn vị kinh doanh tiết kiệm thời gian, quản lý dễ dàng hơn và tuân thủ đúng quy định pháp luật về minh bạch giao dịch.

Quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Theo Nghị định 70/2025, từ ngày 01/06/2025, một số ngành nghề kinh doanh sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là quy định quan trọng nhằm minh bạch hoạt động mua bán, đồng thời giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát dữ liệu giao dịch theo thời gian thực.

Các loại hình kinh doanh bắt buộc bao gồm:

Trung tâm thương mại, siêu thị
Nhà hàng, khách sạn, quán ăn
Dịch vụ vận tải, chăm sóc cá nhân, giải trí, kỹ thuật…
Hộ kinh doanh đạt các tiêu chí: kê khai theo phương pháp khoán – có dùng máy tính tiền – thuộc ngành nghề chịu thuế theo quy định

Đặc biệt, các Hộ kinh doanh cá thể cũng thuộc diện áp dụng nếu thỏa mãn các điều kiện: Kê khai thuế theo phương pháp khoán, sử dụng máy tính tiền trong bán hàng và thuộc các ngành nghề nằm trong danh mục yêu cầu.

Quy định này cũng đồng nghĩa với việc các Hộ kinh doanh, doanh nghiệp không phát hành đúng loại hóa đơn theo quy định mới sẽ bị xử phạt từ 2 đến 20 triệu đồng, tùy mức độ vi phạm. Do đó, việc triển khai sớm phần mềm bán hàng có tích hợp tính năng phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ là một bước đi an toàn, tiết kiệm và giúp đơn vị kinh doanh tuân thủ pháp luật một cách chủ động, tránh rủi ro pháp lý về sau.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Để tuân thủ đúng Nghị định 70/2025 và tránh các mức phạt không đáng có, doanh nghiệp cần triển khai đầy đủ từ hệ thống, thủ tục đến phần mềm hỗ trợ.

Bước 1: Đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đúng thời hạn

Việc đầu tiên và bắt buộc đó là doanh nghiệp cần đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo đúng quy định của Tổng cục Thuế.Đây là biểu mẫu dành cho việc đăng ký phát hành hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền.

Thời hạn nộp mẫu: Trước ngày 30/5/2025.
Nộp mẫu tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua cổng thông tin điện tử.
Nội dung mẫu bao gồm: Thông tin doanh nghiệp, hình thức hóa đơn sử dụng, phương tiện phát hành hóa đơn (máy tính tiền, phần mềm tích hợp…).

Việc đăng ký đúng hạn giúp doanh nghiệp đủ điều kiện phát hành hóa đơn từ 01/06/2025, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Bước 2: Trang bị máy tính tiền hoặc phần mềm tích hợp

Máy tính tiền là yêu cầu bắt buộc với các Hộ kinh doanh và doanh nghiệp nằm trong danh sách ngành nghề áp dụng theo Nghị định 70.

Có thể sử dụng thiết bị phần cứng chuyên dụng (máy POS, máy bán hàng) hoặc phần mềm quản lý bán hàng có tính năng khởi tạo hóa đơn điện tử.
Phần mềm cần có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống cơ quan thuế, đảm bảo dữ liệu được gửi ngay sau khi hóa đơn được phát hành.

Giải pháp phần mềm tích hợp sẽ giúp tối ưu chi phí, dễ triển khai và phù hợp với nhiều quy mô kinh doanh.

Bước 3: Kết nối với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử (HĐĐT) được Tổng cục Thuế chấp thuận để tích hợp hệ thống.

Ưu tiên các đơn vị có API ổn định, hỗ trợ tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn lên hệ thống thuế.
Đảm bảo hệ thống bảo mật cao, lưu trữ lâu dài, dễ tra cứu và kiểm soát số lượng hóa đơn đã phát hành.
Nên chọn đối tác có hỗ trợ kỹ thuật kịp thời để xử lý các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng.

Bước 4: Trang bị kiến thức và kỹ năng vận hành hệ thống cho nhân viên phụ trách

Bên cạnh hạ tầng kỹ thuật, con người là yếu tố then chốt để đảm bảo vận hành trơn tru.

Tổ chức hướng dẫn nội bộ cách sử dụng máy tính tiền và phần mềm hóa đơn điện tử.
Phổ biến quy trình phát hành hóa đơn đúng quy định: thời điểm lập, lưu trữ và gửi cho khách hàng.
Phân công rõ trách nhiệm cho từng bộ phận: bán hàng, kế toán, kỹ thuật…

Lợi ích của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Sử dụng hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền không chỉ là giải pháp hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp thực thi đúng các yêu cầu của cơ quan thuế. Dưới đây là những điểm nổi bật:

Xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác: Giao dịch hoàn tất là có thể phát hành hóa đơn ngay, giảm thiểu sai sót thủ công và tiết kiệm thời gian.
Tự động truyền dữ liệu lên cơ quan thuế: Giảm áp lực kê khai, không cần gửi báo cáo riêng từng tháng, hạn chế rủi ro chậm trễ hoặc thiếu sót.
Tối ưu quản lý bán hàng và dòng tiền: Tất cả hóa đơn được lưu trữ và đối soát dễ dàng trên hệ thống, giúp kiểm soát doanh thu minh bạch và chính xác.
Tăng độ tin cậy và chuyên nghiệp với khách hàng: Hóa đơn phát hành rõ ràng, hợp lệ, tạo niềm tin và giúp doanh nghiệp dễ dàng làm việc với đối tác, ngân hàng, kiểm toán…
Phù hợp với nhiều thiết bị, linh hoạt trong vận hành: Dễ dàng sử dụng trên máy tính, tablet, điện thoại hay máy POS tùy theo mô hình kinh doanh của từng cửa hàng.

Phần mềm A3 - tích hợp hóa đơn điện tử, giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp

Đáp ứng đúng yêu cầu từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, phần mềm A3 là lựa chọn tối ưu giúp doanh nghiệp và Hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền một cách dễ dàng, đúng chuẩn và tiết kiệm. Dưới đây là những điểm nổi bật mà A3 mang lại:

Phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền: Đáp ứng đầy đủ quy định về định dạng và chuẩn truyền dữ liệu theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế.
Tự động kết nối với cơ quan thuế: Hệ thống tự động truyền tải thông tin hóa đơn đến cơ quan thuế thông qua kết nối tích hợp sẵn.
Tương thích với đa dạng thiết bị: Có thể sử dụng trên máy tính, máy POS, điện thoại thông minh và tablet, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh.
Giao diện thân thiện – dễ sử dụng: Không yêu cầu kỹ thuật cao, kể cả hộ kinh doanh nhỏ lẻ cũng có thể thao tác thành thạo sau thời gian ngắn làm quen.
Không cần đầu tư hệ thống phức tạp: Phần mềm hoạt động ổn định chỉ cần kết nối Internet, tiết kiệm chi phí triển khai và bảo trì.
Hỗ trợ triển khai trọn gói: A3 đồng hành từ tư vấn ban đầu, đăng ký hồ sơ, cài đặt phần mềm, hướng dẫn sử dụng đến hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình vận hành.
Triển khai đúng hạn – đúng quy trình: Hỗ trợ khách hàng hoàn tất đăng ký và phát hành hóa đơn trước thời hạn quy định để tránh vi phạm.

Với A3, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật dễ dàng mà còn nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng và từng bước chuyển đổi số toàn diện.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là xu hướng tất yếu và là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 70/2025. Việc chuẩn bị sớm và đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản – hiệu quả – tiết kiệm, phần mềm A3 chính là lựa chọn đáng tin cậy để đồng hành cùng doanh nghiệp bạn ngay hôm nay.

Xem thêm: